- 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun
D) Muhasebe usulü ve defterler:” başlıklı 89 uncu maddesi;
“Madde 89 – (Değişik: 15/2/2018-7099/9 md.) Kooperatiflerin, kooperatif birliklerinin, kooperatif merkez birliklerinin ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğinin muhasebe usulleri ve mecbur olarak tutacakları defterler hakkında 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri uygulanır. Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak tebliğ ile belirlenir.
Vergi Usul Kanununun bu hususlarla ilgili hükümleri saklıdır.” ve “F) Anonim şirket hükümlerine atıf:” başlıklı 98 inci maddesindeki;
“Madde 98 – Bu kanunda aksine açıklama olmıyan hususlarda Türk Ticaret Kanunundaki Anonim şirketlere ait hükümler uygulanır.” düzenlemeleri gereği,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nun “A) Defter tutma ve envanter” üst başlığı altında düzenlenen “I - Defter tutma yükümlülüğü” başlıklı 64 üncü maddesinin birinci ve dördüncü fıkralarında;
“(1) (Değişik: 26/6/2012-6335/8 md.) Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.
(4) Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir. (Ek cümleler: 27/12/2020-7262/27 md.) …” hükümlerinden belirtilen yönetim kurulu karar defterinin tutulması zorunlu olup,
TTK’nın “I - Belgelerin saklanması, saklama süresi” başlıklı 82 inci maddesinin birinci ve yedinci fıkrasında;
“MADDE 82- (1) Her tacir;
a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini…
sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.
(7) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.(1) …” şeklinde belirtildiği üzere tacirler tarafından tutulması zorunlu olan ticari defterlerin, tacirin ihmali olmaksızın yangın, su baskını vb. afetler veya hırsızlık gibi sebeplerle zayi olması durumunda tacir tarafından zıyaın öğrenilmesinden itibaren 30 (otuz) gün içerinde -1/7/2022 tarihli ve 7417 sayılı Kanunun 55 inci maddesiyle, bu fıkrada yer alan ‘’onbeş’’ ibaresi ‘’otuz’’ şeklinde değiştirilmiştir.- “Zayi belgesi” almak üzere ticari işletmesinin bulunduğu yer mahkemesine dava açması gerekmektedir.
- 19/12/2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in “Tutulacak defterler” başlıklı 5 inci maddesinin üçüncü fıkrasında; “(3) Birinci fıkrada sayılan defterlere ilave olarak anonim (Değişik ibare:RG-22/3/2018-30368) , sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, limited şirketler ise pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır.” Tebliğin “Saklama zorunluluğu” başlıklı 12 nci maddesinin dördüncü fıkrasında TTK’na paralel şekilde tutulması zorunlu defterlerin zayi olması durumunda yetkili mahkemeden “Zayi belgesi” alınmasının gerektiği ifade edilmiştir.
Tebliğ’in “Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı” başlıklı 13 üncü maddesinin birinci ve altıncı fıkralarındaki;
“MADDE 13 – (1) Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.
6) (Değişik: RG-1/12/2013-28838) Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz…”
düzenlemeleri uyarınca kooperatiflerin yönetim kurulu karar defterlerinin, defterin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından onaylanması gerekmekte olup, söz konusu onay işleminin yapılabilmesi için ya eski defterin ya da mahkemeden alınacak zayi belgesinin (defterin zayi olması durumunda) açılış onayı yapılacak defterle birlikte notere ibrazı gerekmektedir.
Kooperatiflerce tutulması zorunlu olan yönetim kurulu karar defterinin zayi olduğu durumlarda yetkili mahkemeden alınacak zayi belgesinin notere ibrazının mevzuatla zorunlu hale getirildiği, söz konusu belge ibraz edilmeksizin yeni yönetim kurulu karar defterinin noter tarafından onaylanmasının hukuken mümkün değildir.
