T.C.
SANAYİ VE TİCARET BAKANLIĞI
Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü
Sayı | : | 96968930/251.04 |
Konu | : | Yönetim kurulu karar defterine kayıtların usul ve esasları. |
Sayın ……… ………..
………………………….
İlgi: 11.05.2015 tarihli ve 0 sayılı yazı
İlgi dilekçenizde, 2011 ve öncesi yıllarda alınan kararların yönetim kurulu karar defterine bilgisayar veyahut daktilo ya da elle yazılarak yapıştırılmasının mevzuata uygun olup olmadığı hususunda bilgi talep edilmektedir.
28.11.1973 tarih ve 14726 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Kooperatifler, Kooperatif Birlikleri, Kooperatif Merkez Birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği"nin "II.Yönetim kurulu karar defteri" başlıklı 10 uncu maddesinde; "Yönetim kurulu karar defteri yönetim kurulu tarafından alınan kararların kaydına mahsustur.
Ciltli ve müteselsil sıra numaralıdır.
Yönetim kurulu tarafından alınan kararların, deftere yazılması ve altının toplantıda hazır bulunan üyeler tarafından toplantı sırasında imzalanması mecburidir.
Verilen karara aykırı oy kullanan veya çekimser kalan üyeler sorumluluktan kurtulabilmek için karar altına aykırı oy kullanma ve çekimserlik sebeplerini belirterek kararı imzalarlar ve bu durumu denetçilere bildirirler.
Karar metninde; toplantı günü, karar numarası, toplantıda hazır bulunan üyelerin ad ve soyadları, beyan edilen oy ve müzakerelerin tam bir surette bilinmesi için gerekli diğer hususlar bulunur.
Her karar için, ait olduğu iş yılında birden başlamak ve iş yılı sonunda hitam bulmak üzere numara verilir." denilmektedir.
Yönetmeliğin, Üçüncü Bölümünün "Kayıt nizamı" başlıklı 5 inci maddesinde ise; "Bu Yönetmeliğin 2 nci maddesinde sayılan kooperatif kuruluşları tutacakları defter ve kayıtların:
a. Türkçe olarak tutulması, (V.U.K. mad. 215)
b. Mürekkeple veya makina ile yazması, (V.U.K. mad.216) gerekir.
Bilumum defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemle yapılabilir. Bunlar mizan çıkarılarak mutabakat sağlandıktan sonra mürekkeplenir ve müteakip aya kurşun kalem ile yazılmış yazı veya yekûn bırakılmaz. (V.U.K. mad. 216)
Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde, düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üste veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.
Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır. (V.U.K. mad.217)
Defterlerde, kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.
Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (V.U.K. m. 218)
Kayıtların mazeretsiz ve sebepsiz olarak 10 günden fazla geciktirilmesi caiz değildir. (V.U.K. mad. 219/9)" hükümleri öngörülmüştür.
Bu kapsamda, bahse konu 2011 ve öncesine ait yıllarda alınan kararların; yönetim kurulu karar defterine yazılması (fiziki ortamda bilgisayar, daktilo veyahut el yazısı ile bir sayfaya yazılarak yönetim kurulu karar defterine yapıştırılmaması ) ve altının toplantıda hazır bulunan üyeler tarafından toplantı sırasında imzalanması mecburiyetiyle birlikte yukarıda sıralanan yönetmelik hükümlerine uygun bir şekilde kaydının yapılması gerekmektedir.
