1.1. Şahsen Müracaat: Kooperatif yetkilisi, mal bildirimlerini dilekçe ekinde kapalı zarf içinde il müdürlüğüne şahsen verir.
1.1.1. Evrakın Ön Kontrolünün Yapılması: Memur, zarf üzerinde olması gereken bilgilerin (kooperatif unvanı, yönetim kurulu üye ismi vb.) uygunluğunu kontrol ederek varsa eksik bilgilerin tamamlatılmasını sağlar.
1.2. Posta Yoluyla Müracaat: Kooperatif yetkilisi, mal bildirimlerini dilekçe ekinde kapalı zarf içinde il müdürlüğüne postayla gönderir.
2. Gelen Evrak Süreci: Evrak, gelen evrak süreci iş akışını takip ederek ilgili memurun ekranına düşer.
3. Mal Bildirimlerinin KOOP-BİS’e Kaydı: Görevli memur, bilhassa posta yolu ile gelen başvurudaki eksiklikleri (kimlik bilgileri, imza, tarih ve veriliş sebebi) kontrol ederek eksiklikleri tamamlatır, mal bildiriminin verildiğine dair KOOP-BİS’e bilgi (verildiği yer, bildirim tarihi ve evrak tarihi) girer.
Eğer yeni kooperatif kuruluşu veya yeni göreve başlama nedeni ile mal bildirimi verilmiş ise iş akışı
15. no.lu iş adımı ile devam eder.
4. Mal Bildiriminde Bulunmayanların Tespiti: Görevli memur, yeni kurulan ya da faaliyetine devam eden kooperatiflere seçilen yönetim kurulu üyeleri için bir ay içerisinde, görevleri devam eden yönetim kurulu üyeleri ile varsa genel müdürler için sonu (0 ve 5) ile biten yılların en geç şubat ayı sonuna kadar; mal bildiriminde bulunmayan kooperatif yetkililerinin listesini KOOP-BİS üzerinden oluşturur.
4.1. Mal Bildiriminde Bulunmayanlara Uyarı Yazısı Hazırlanması: Memur, mal bildiriminde bulunmayan kooperatif yönetim kurulu üyelerine, mal bildiriminde bulunma ihtar yazısını EBYS’den hazırlar. Evrak sıralı amirlerden geçerek imzalanır. İmzalanan yazı memurun ekranına düşer. Memur, yazının çıktısını alır, tebligat kanuna uygun zarfa koyarak postaya hazırlar, ayrıca EBYS’den birim evraka gönderir.
4.2. Evrakın Gönderilmesi/Teslimi: Evrak kayıt memuru, evrakı; posta yolu ile gönderir ya da zimmet defteri ile veya imza karşılığı elden teslim eder. Gelen mal bildirimleri, gelme şekline göre 1.1. veya 1.2. no.lu iş adımına döner. Mal bildiriminde bulunmayanlar için iş akışı 4.3. no.lu iş adımı ile devam eder.
4.3. Savcılığa Suç Duyurusu Listesinin Oluşturulması: Görevli memur, ihtar yazısına rağmen mal bildiriminde bulunmayan kooperatif yetkililerine ilişkin bilgileri, KOOP-BİS’ten tespit eder ve savcılığa suç duyurusunda bulunulacak kooperatif yetkililerine ait nihai listeyi oluşturur.
5. Mal Bildirimlerinin Karşılaştırılması: İl müdürlüğünce oluşturulan komisyon veya görevli memur, verilen mal bildirimlerini önceki mal bildirimleri ile karşılaştırır.
• Mal varlığında, belirlenmiş olan limitin üzerinde değişim söz konusu olması ve bu değişimin nedeninin açıklanmamış olması durumunda iş akışı 6. no.lu iş adımı ile,
• Limit üstü değişim yok ise iş akışı 15. no.lu iş adımı ile devam eder.
6. Değişimin Nedeninin Açıklanması Talebi Yazısının Hazırlanması: Görevli memur, malvarlığındaki değişimin nedeninin izah edilmesi ve varsa ispatlayıcı belgelerin sunulması talebini içeren gizli yazıyı EBYS’den hazırlar. Evrak, sıralı amirlerden geçerek imzalanır. İmzalanan yazı memurun ekranına düşer. Memur, yazının çıktısını alarak postaya hazırlar, ayrıca EBYS’den birim evraka gönderir.
7. Evrakın Gönderilmesi/Teslimi: Evrak kayıt memuru, evrakı posta yolu ile gönderir ya da zimmet defteri ile veya imza karşılığı elden teslim eder.
8. Değişimin Nedenine İlişkin Bilgi ve Belgelerin Gelmesi: Malvarlığındaki değişimin nedeninin izahı ve varsa izaha ilişkin belgeler il müdürlüğüne gelir.
9. Gelen Evrak Süreci: Evrak, gelen evrak süreci iş akışını takip ederek ilgili memurun ekranına düşer.
10. Gelen Bilgi ve Belgelerin Değerlendirilmesi: Görevli memur, gelen bilgi ve belgeleri değerlendirerek;
• Değişikliğin nedenini ispat ettiğine kanaat getirirse iş akışı 15. no.lu iş adımı ile devam eder.
• Değişikliğin nedenini ispat ettiğine kanaat getirmez ise dosyayı il müdürüne verir ve iş akışı 11. no.lu iş adımı ile devam eder.
11. İncelemecinin Görevlendirilmesi: İl müdürü gerekli incelemeyi yapmak üzere il müdürlüğünde çalışan bir şube müdürünü görevlendirir. Şube müdürü yok ise veya kendisinin inceleme yapmasını uygun görüyor ise validen onay alır.
12. İncelemenin Yapılması: Görevli il müdürü veya şube müdürü gerekli incelemeyi yaparak sonucuna ilişkin bir rapor hazırlar.
• Rapor sonucu olumlu ise iş akışı 15. no.lu iş adımı ile,
• Rapor sonucu olumsuz ise iş akışı 13. no.lu iş adımı ile devam eder.
13. Savcılığa Suç Duyurusu Yazısının Hazırlanması: Memur, raporun olumsuz olması veya mal bildirimi yapılmasına ilişkin ihtar yazısına rağmen mal bildiriminde bulunmayan kooperatif yetkilileri hakkında, savcılığa suç duyurusu yazısını EBYS’den hazırlar. Evrak sıralı amirlerden geçerek imzalanır. İmzalanan yazı memurun ekranına düşer. Memur, yazının çıktısını alır ve zarfa koyarak postaya hazırlar, ayrıca EBYS’den birim evraka gönderir.
14. Evrakın Gönderilmesi/Teslimi: Evrak kayıt memuru, savcılığa suç duyurusu yazısını posta yolu ile gönderir ya da zimmet defteri ile veya imza karşılığı elden teslim eder.
15. Evrakın Arşivlenmesi: Görevli memur, evrakı dosyasına kaldırır.
