1. Genel Kurulu Süresinde Olağan Toplantıya Çağırmayan Kooperatiflerin Tespiti: Memur, her hesap devresi sonundan itibaren altı ay içinde ve en az yılda bir defa, genel kurulu süresinde olağan toplantıya çağırmayan kooperatif unvanlarını KOOP-BİS’ten çıkartır. Kooperatifler mevzuatı uyarınca münfesih durumda bulunan kooperatiflerin yöneticileri hakkında savcılığa bildirimde bulunulmaz, ayrıca genel kurul kararı ile tasfiye sürecine girmiş olan kooperatif yöneticileri için de savcılık bildirimi yapılmaz.
Savcılığa bildirilecek olan kooperatiflere ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgileri, kooperatif dosyasından fiziki ortamda araştırarak listeler. En son yapılmış genel kuruldaki hazirun listesi ve kooperatif genel durum bildirim formu üzerinden bilgiler listelenir.
2. Savcılığa Suç Duyurusu Yazısının Hazırlanması: Memur, olağan genel kurul toplantısı yapmayan kooperatif yönetim kurulu üyeleri hakkında, savcılığa suç duyurusu yazısını EBYS’den hazırlar. Evrak sıralı amirlerden geçerek imzalanır. İmzalanan yazı memurun ekranına düşer. Memur, yazının çıktısını alarak postaya hazırlar, ayrıca EBYS’den birim evraka gönderir.
3. Evrakın Gönderilmesi/Teslimi: Evrak kayıt memuru, evrakı; posta yolu ile gönderir ya da zimmet defteri ile veya imza karşılığı elden teslim eder.
4. Bakanlığa Bildirim Yazısının Hazırlanması: Memur, olağan genel kurul toplantısı yapmayan kooperatif yönetim kurulu üyeleri hakkında, savcılıklara bildirilen suç duyurusu yazılarının birer örneğini ve 1. no.lu iş adımında oluşturulan listeyi ilave ederek, Bakanlığa yönelik bilgilendirme yazısını EBYS’den hazırlar. Evrak sıralı amirlerden geçerek imzalanır. İmzalanan yazı memurun ekranına düşer. Memur, yazının çıktısını alarak postaya hazırlar, ayrıca EBYS’den birim evraka gönderir. Tüm basılı evrak fiziki ortamda evrak kayıt memuruna teslim eder.
5. Evrakın Gönderilmesi: Evrak kayıt memuru, elektronik evrakı EBYS’den, basılı evrakı da posta yolu ile Bakanlığa gönderir.
