Denetim raporu, önemlilik kavramı da dikkate alınarak, finansal veriler üzerinde değerlendirmelere yer verilen ve denetçinin kanaatinin net bir dille yazılı olarak açıklandığı metindir. Önemlilik kavramı denetçinin tecrübesine dayalı bir yargı konusudur ve önemlilik, kontrol zayıflıkları sonucu ortaya çıkan hataların, ihmallerin ve yasa dışı fiillerin, kooperatif amacına olan menfi etkisinin değerlendirilmesidir. Denetçinin görevi, genel kontroller ve uygulamalar hakkındaki sonuçları incelemek, değerlendirmek ve bir sonuca ulaşarak denetim raporunu tamamlamaktır.
Bu itibarla, denetçiler kooperatif defter ve belgelerini inceleyerek kooperatifin gerçek durumunu yansıtacak biçimde raporlarını hazırlamalıdırlar.
Zira, denetçiler bu şekilde tamamladıkları raporlarını teklifleriyle birlikte her yıl genel kurula sunmaya mecburdurlar. Böyle bir rapor genel kurulda okunmadan genel kurulun bilanço hakkında bir karar vermesi de mümkün değildir.
Denetçilerin raporlarını, 11/06/2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak hazırlamaları zorunludur.
Denetçiler, kooperatifin ekonomik ve mali durumu, ortakların ödemeleri, arsa alım-satımı, imalat-inşaat durumu, müteahhide yapılan ödemeler gibi konularla birlikte, varsa yöneticilerin bu konulardaki görüşleri ve bunlarla ilgili kendi değerlendirmelerini raporlarında belirtirler. Bu değerlendirmelerde denetimde ortaya çıkan bulgulara kendi gözlemlerini de katarak bunların nasıl anlaşılması gerektiği hakkında yorum yaparlar.
Denetçiler, yönetim kurulunun kooperatifi zarara sokacak fiillerinin olup olmadığı; kanun, ana sözleşme ve genel kurul kararları ile iyiniyet esaslarına aykırı davranıp davranmadığı; yönetim kurulu faaliyet raporunda belirtilen hususların gerçeği yansıtıp yansıtmadığı; genel kurulun bilgisinden saklanan hususların olup olmadığı; yöneticinin bu hususlarda görüşlerine katılıp katılmadığını veya bu hususlarda yöneticinin yapacağı düzeltme çalışmalarının uygun olup olmadığıyla ilgili değerlendirmede bulunurlar. Denetçiler, yöneticinin görüşlerini haklı bulması halinde, raporda bu yönde açıklamalar da yapabilirler.
Denetçiler, kooperatifin bilanço ve gelir-gider tablosunun defterlerle uygunluk halinde olup olmadığını, defterlerin mevzuata uygun bir şekilde tutulup tutulmadığını, geçerli belgelere göre düzenlenip düzenlenmediğini ve gerçeği yansıtıp yansıtmadığını, bu defter ve belgelerin düzenli bir şekilde muhafaza edilip edilmediğini raporlarında belirtirler.
Denetçiler, Bakanlık veya kooperatif ortakları tarafından açıklanması istenilen hususlara cevap verilip verilmediği yönündeki incelemelerini raporlarında yer verirler. Kooperatif faaliyetlerinin daha etkin yürütülmesine yönelik teklifleri varsa onları da sunarlar.
Denetçiler, rapor düzenlemelerinden önce, tespit edilen bir aksaklığın düzeltildiğine dair bir beyanın kendilerine ulaştırılması durumunda, bu durumun doğruluğunu tahlil etmek suretiyle bulgunun ortadan kalktığı kanaatine varmaları halinde, bunun düzeltildiğine dair yargısına da raporlarında yer verebilirler.
2. Denetçilerin Rapor Hazırlarken Uymaları Gereken İlkeler:
Denetçilerin rapor düzenleme görevlerini aşağıda belirtilen ilkeler çerçevesinde yerine getirmeleri denetimin amacına varılması açısından uygun olacaktır:
1-Denetçi, raporun tam, doğru, objektif ve konunun müsaade ettiği ölçüde açık olmasına özen gösterir.
2-Denetçi, raporunda denetim amaçlarının tamamını karşılayan bilgilere yer vererek, araştırılan hususların doğru bir şekilde anlaşılmasını sağlayacak biçimde sunar.
3-Denetçi, raporun doğruluğunu, sunulan bulguların gerçekten var olmasıyla ve bu bulguların doğru bir şekilde ortaklara aktarılması ile temin eder. Denetim açısından önemli görülen işlemlerden bazılarının denetlenememesi durumunda denetçi bunu raporunda açıkça belirtir ve bu konuya ilişkin raporda herhangi bir yargıda bulunmaz.
4- Denetçi, raporunu ortakların raporda yer alan bulgulara dayanarak hareket edebilecekleri bir yaklaşımla sunar.
5-Denetçi, raporunu akıcı ve anlaşılır ifadeler kullanarak oluşturur. Raporda herhangi bir şeyi saklamayan, açık, yalın ve mümkün olduğunca teknik olmayan bir dil kullanır. Teknik terimlerin veya kısaltmaların kullanıldığı durumlarda, bu terimleri ayrıca açıklar ve kullanılan kısaltmalara ilişkin bilgilere raporda ayrı bir bölümde yer verir. Gereksiz detaylardan ve tekrarlardan kaçınır.
6-Denetçi raporda gerekli gördüğü yerlerde, konunun daha iyi anlaşılmasını sağlamak amacıyla grafik, tablo ve resim gibi görsel araçlardan faydalanabilir.
3. Kooperatifin Defter ve Belgelerinin İnceleme Yeri ve Usulü:
Kooperatifler Kanunu’nda ya da Türk Ticaret Kanunu’nda kooperatifin defterlerinin nerede inceleneceğine ilişkin bir hüküm bulunmamaktadır.
Bununla beraber uygulamada defter ve belgeler kooperatif merkezinde incelenmektedir. Bunun mümkün olmaması durumunda defter ve belgeler yöneticilerden tutanak ile teslim alınarak karşılıklı belirlenecek uygun bir yerde inceleme yapılabilir.
Denetçiler inceleme çalışmalarını bir sistem dahilinde yerine getirmeli ve bu çalışmalarda kanun, kooperatif ana sözleşmesi, genel kurul kararları ve iyiniyet esaslarını rehber edinmeli, kooperatifin tüm faaliyet ve çalışmalarını bu çerçevede değerlendirmelidir.
Yapılan incelemelerde, yerine göre şerh düşmek yerine göre tutanak düzenlemek suretiyle tespitlerini belgelendirmelidirler.
Yazışmalarını da imza karşılığı, iadeli taahhütlü mektupla ya da noter marifetiyle yerine getirmelidirler.
Böylelikle ileri sürecekleri hususları kanıtlayıcı belgeleri oluşturulmuş olacaklardır.
4. Kooperatiften Belge ve Bilgi İstenmesi:
Kooperatif yönetim kurulu üyeleri denetçilerin görevlerini yerine getirmeleri için istenilen her türlü defter, belge ve bilgiyi denetçilere vermek zorundadırlar (KK m.66, f.2).
Uygulamada denetçiler yönetim kurulu üyelerinden bunları sözlü olarak istemektedirler. Ancak bazı durumlarda bu istek yerine getirilmeyebilmektedir. Bu durumda, denetçilerin, kooperatifin defter ve belgeleri ile istedikleri bilgileri yukarıda anıldığı şekilde yazılı olarak ve bir zaman belirtmek suretiyle istemeleri yerinde olacaktır.
Buna rağmen, defter ve belgelerin verilmeyerek inceleme yaptırılmaması durumunda, durumu kanıtlayacak belgelere dayanarak yöneticiler hakkında savcılığa suç duyurusunda bulunulması mümkündür (KK m.66, f.2; ek m.2/2).
Denetçilerin, inceleme yükümlülüğünü yerine getirmemeleri halinde cezai sorumluluklarının doğacağını unutmamaları gerekir (KK m.66; ek m.2/3).
5. Denetçilerin Sayısı Birden Fazla İse Çalışma Şekli:
Birden fazla olan denetçiler bir heyet teşkil ederler (KK m.98, TTK m.347,f.1)
Denetçilerin sayısının birden fazla olması halinde kendi aralarında iş bölümü yaparak çalışmaları mümkündür. Bu durumda denetçilerin tayin edecekleri zamanlarda bir araya gelerek incelemeleri hakkında bilgi alışverişinde bulunmaları yerinde olacaktır. Bu durum genel kurula sunacakları raporların daha verimli olmasında da faydalı olacaktır.
Öte yandan, denetçiler arasında görüş ayrılıkları ortaya çıkabilmektedir. Bu durumda her denetçinin ayrı ayrı denetim yaparak rapor yazması mümkündür.
6. Denetçilerin Kooperatifle İş Yapma Yasağı:
Kooperatifler Kanunu’nda denetçilerin ortaklık işlemleri dışında kendileri veya başkası namına, bizzat veya dolaylı olarak kooperatifle kooperatif konusuna giren bir ticari muamelenin yapmalarını yasaklayan bir hüküm bulunmamaktadır.
Buna karşın, Türk Ticaret Kanunu’nun 347. maddesinin 3. fıkrasında, denetçilerin aynı zamanda kooperatifin memuru dahi olamayacakları hüküm altına alınmıştır.
Bu durumda, denetçilerin kooperatifle olan ilişkileri kanunlarda belirlenen denetleme, idare ve istisnai temsil işleriyle, kanun hükümlerine aykırı olmayacak şekilde hazırlanacak ana sözleşme ile tespit edilecek denetleme ve idare işleriyle sınırlı olacaktır.
Bununla birlikte, Bakanlıkça hazırlanan ana sözleşmelere denetçilerin kooperatifin personeli olamayacakları; denetçilerin ortaklık işlemleri dışında kendi şahıslarını ilgilendiren hususlarda kooperatifle iş yapamayacakları yönünde hükümler konulmuştur.
Bu itibarla, denetçilerin kooperatifin ana sözleşmesini de göz önünde bulundurarak kooperatifle ortaklık işlemleri dışında bir iş ilişkisi içine girmemeleri ya da kooperatifin memuru olmamaları gerekmektedir.
