Defterler; noter onayı ile resmiyet kazanırlar. Notere açılış ve kapanış onayı yaptırılması gereken defterler Kanun’da sayılmıştır. Açılış ve kapanış onayları, zaman bakımından da değişikliğe uğramıştır.
Fiziki ortamda tutulan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defteri kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defteri kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılacaktır.
Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır (TTK md.64/3).
Fiziki ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları tebliğ ile belirlenmiştir2
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz. Bu hüküm dışında elektronik ortamda tutulacak defterler için gerekli düzenlemeler Elektronik Defter Genel Tebliği’nde belirlenmiştir.3
Yeni Kanunu, Eski Kanun ile karşılaştırarak değerlendirirsek; Eski Kanunda yevmiye ve envanter defteri için kapanış tasdiki yaptırma zorunluluğu bulunmakta; yevmiye defterinin Ocak ayı sonuna kadar, envanter defterinin de gelecek iş yılının ilk üç ayı içinde kapanışlarının yapılması öngörülmekteydi. Yeni Kanunla yevmiye defterinin kapanış tasdiki faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar uzatılmıştır. Bununla birlikte, envanter defterinin kapanış tasdiki yaptırılma zorunluluğu ortadan kalkmış, yerine yönetim kurulu karar defteri kapanış tasdikine tabi tutulmuştur. Yönetim kurulu karar defterinin izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar kapanış tasdikinin notere yaptırılması zorunluluğu getirilmiştir.
Ayrıca, 6762 sayılı eski TTK’da “pay defteri” için açılış onayı yaptırılma zorunluluğu bulunmazken, 6102 sayılı yeni TTK’da pay defterinin, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından açılış onayı yaptırılma zorunluluğu getirilmiştir. Pay defteri ve genel kurul karar defterlerinin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılacaktır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir (Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, 2012).
---------------------------------------------------------------------------------------------------
2 19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı R.G
3 3/12/2011 tarih ve 28141 sayılı R.G
